Archival Information Classification Plan for Local Administration

In this course, the initial assumptions of the project were maintained, namely: a) Creation of a single tool with classification and evaluation concerns; b) Construction of an instrument that promotes transversality and semantic interoperability; ) Application of the classification plan to the documentation at the stage of its creation or reception.

 Is not an instrument of retroactive application, nor does it intend to reorganize the documentation already produced; (D) Use of the instrument to classify documentation on paper or other media. Applies to electronic file management systems (SEGA) as well as to electronic information systems in the support or business areas (SIE); (...) It presents the complete attributes of each class: classification code, class title, description, application notes and exclusion notes. The presentation is preceded by the conceptual map that was the basis of the identification, ordering and coding of the 3rd levels, as well as a small explanatory text about the concept map and the coding rules.

"Neste percurso, mantiveram-se os pressupostos iniciais do projeto, designadamente: a) Criação de uma única ferramenta com preocupações ao nível da classificação e da avaliação; b) Construção de um instrumento que promova a transversalidade e a interoperabilidade semântica; c) Aplicação do plano de classificação à documentação na fase da sua criação ou receção. Sublinhe-se que este plano

não é um instrumento de aplicação retroativa, nem pretende reorganizar a documentação já produzida; d) Utilização do instrumento para a classificação da documentação em suporte papel ou em outros suportes. Aplica-se aos sistemas eletrónicos de gestão de arquivo (SEGA), bem como aos sistemas de informação eletrónicos das áreas de suporte ou de negócio (SIE); (...) Apresenta-se os atributos completos de cada classe: código de classificação, título das classes, descrição, notas de aplicação e notas de exclusão. A apresentação é antecedida do mapa conceptual que esteve na base da identificação, ordenação e codificação dos 3ºs níveis, bem como de um pequeno texto explicativo sobre o mapa conceptual e as regras de codificação."