Secretariat of the Environment Classification Plan

"The SMA - 6 Resolution of 8-2-2007, published in the Official Gazette of February 10, 2007, approved the Classification Plan and the Timetable of Documents of the Activities - End of the State Secretariat of the Environment The Document Classification Plan and the Temporary Document Table are the basic instruments of Document Management and are the result of a process of analysis that allows the identification of the values ​​of the documents for the purposes of defining their custody and destination deadlines. In the Temporary Table of SMA Activity-End Documents were identified: (1) a function that is the Management of State Environmental Policy, 6 (six) subfunctions corresponding to the large areas of operation of the SMA, 18 activities developed by the various organs With these instruments, SMA will reduce to the essential the documents accumulated in its archives, without prejudice to the safeguard of the acts Administrative, constitutive and extinguishing rights, information indispensable to the decision-making process and the preservation of institutional memory. In 2003, SMA began to manage documents related to Environmental Activities, observing the current norms and directives of the central body of SAESP, the State Archives, since then the SMA has been carrying out actions aimed at implementing a document management system Compatible with the new organizational paradigms and in accordance with the current legislation, covering its activities end, in a pioneering attitude, since adopted before such providence became mandatory. The Technical Group, established by the Resolution No. CC-33 of April 8, 2004, of the Civil House to carry out the planning and strategy for the implementation of the Single Protocol, For the adaptation of the requirements of the application of the System, as well as the elaboration of a strategic plan for its implementation, depends on an exhaustive knowledge of the documentary production generated and accumulated by the organs of the state administration, reason why it selected some organs to participate in the pilot project , Among which is the SMA. The elaboration of the Classification Plan and the Temporary Table of Documents counted on the involvement and collaboration of technicians from the different areas of the SMA. The joint action of these professionals was of fundamental importance for the accomplishment of the work. With the application of the Tables of Temporality of Documents we are performing the elimination of documents, a procedure that is part of the management of documents and aims at the rationalization of space, reduction of documentary mass, rationalization of production and document flow, agility in the recovery of Documents and information, administrative efficiency and preservation of memory. "

"Foram homologados, através da Resolução SMA – 6, de 8-2-2007, publicada no Diário Oficial de 10/02/2007, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da Secretaria de Estado do Meio Ambiente. O Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos são os instrumentos básicos da Gestão Documental e resultam de um processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e destinação. Na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da SMA foram identificadas: (1) uma função que é a Gestão da Política Ambiental do Estado; 6 (seis) subfunções correspondentes às grandes áreas de atuação da SMA; 18 atividades desenvolvidas pelos diversos órgãos da SMA e 84 séries documentais. Com esses instrumentos aprovados a SMA reduzirá ao essencial os documentos acumulados em seus arquivos, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional. Em 2003, a SMA iniciou a gestão de documentos relacionados às Atividades – Meio, com a observância das normas vigentes e as diretrizes do órgão central do SAESP, o Arquivo do Estado, desde então a SMA vem realizando ações visando implantar um sistema de gestão documental compatível com os novos paradigmas organizacionais e em conformidade com a legislação vigente, abrangendo suas atividades-fim, em atitude pioneira, já que adotada antes que tal providência se tornasse obrigatória. O Grupo Técnico, instituído junto ao Comitê da Qualidade e Gestão Pública, através da Resolução nº CC-33, de 8 de abril de 2004, da Casa Civil para executar o planejamento e a estratégia visando a implantação do Protocolo Único, chegou a conclusão que para a adaptação dos requisitos da aplicação do Sistema, bem como a elaboração de um plano estratégico para sua implantação, depende de um conhecimento exaustivo da produção documental gerada e acumulada pelos órgãos da administração estadual, razão pela qual selecionou alguns órgãos para participarem do projeto piloto, entre os quais se encontra a SMA. A elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos contou com o envolvimento e a colaboração de técnicos das diversas áreas da SMA. A atuação conjunta desses profissionais foi de fundamental importância para a realização do trabalho. Com a aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos estamos realizando a eliminação de documentos, procedimento este que faz parte da gestão de documentos e visa a racionalização do espaço, redução da massa documental, racionalização da produção e do fluxo de documentos, agilidade na recuperação dos documentos e das informações, eficiência administrativa e preservação da memória."